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兰州化物所关于表彰2017年度质量工作先进集体和优秀个人的通知

兰州化物所关于表彰2017年度保密工作先进集体和优秀个人的通知
关于印发《兰州化物所经济活动内部控制规范》的通知
发布日期:2016/12/20  |  来源:监察审计室  |  阅读次数:642  |  [返回]
 
 
所属各实验室(中心)、各管理部门:
  为进一步完善研究所内部控制体系,提高风险防范能力和经济活动内部控制水平,根据国家有关法规和《中国科学院条件保障与财务局关于转发〈财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见〉的通知》(科发条财函字〔2016〕24号文)的要求,重新修订了《兰州化物所经济活动内部控制规范(试行)》。经2016年12月9日所务会审议通过,现予发布,自发布之日起执行。2013年印发的《兰州化物所经济活动内部控制规范(试行)》(科兰化发监审字〔2013〕9号)同时废止。
 
 
                  中国科学院兰州化学物理研究所
                     2016年12月20日
 
 
兰州化物所经济活动内部控制规范
第一章  总  则
  第一条 为建立健全研究所内部控制体系,进一步提高研究所经济活动管理水平和风险防范能力,依据《中国科学院所属单位经济活动内控制度规范》《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》,结合研究所实际,制定本规范。
  第二条 经济活动内部控制(以下简称“内部控制”)是指全体职工共同实施的、旨在保证经济活动合法合规、财务信息真实准确、国有资产安全完整,提高经济活动效率效果的系列控制活动。
  第三条 所长对内部控制制度体系建设和有效实施负责;分管所领导根据职责分工和授权,负责组织主管工作领域内部控制体系的建立健全与有效运行。研究所建立内部控制领导小组,协助所长组织实施内部控制相关工作。
  第四条  内部控制严格遵守不相容岗位分离、制约和监督原则,合理设置部门和岗位,明确职责分工,科学设置控制流程,建立责任追究机制。
  (一)关键岗位实行轮岗制度,关键岗位的设置、人员配备须符合国家和中科院规定;涉密等关键岗位实行离岗限制,明确离岗后保密责任。
  (二)加强岗位技能培训和诚实守信、勤勉尽责职业操守教育,提高职工职业道德素养和专业胜任能力;完善激励约束和责任追究机制,落实考核奖惩制度。
  第五条  内部控制体系建设遵循重要性原则、制衡性原则、适应性原则和成本效益原则。对内部控制制度的健全性、合理性和有效性实行定期评估和改进。充分发挥财务、审计和纪检、监察的作用,建立有效信息反馈机制。
第二章  预算控制
  第六条  本章所称预算仅指部门预算及单位内部细化预算,科研项目和基建项目经费预算控制执行本规范中《科研项目控制》和《工程项目控制》章节的相关规定。
  第七条  预算管理责任
  (一)所务会是研究所预算管理的最高机构,负责审议年度预算草案(含调整)、审批部门预算上报方案,对单位内部年度细化预算以及追加调整预算的合理性进行审核。
  (二)研究所成立由所领导、职能部门负责人等组成的预算管理委员会。预算管理委员会负责拟订预算目标和预算政策,审议年度预算草案,协调解决预算管理中的问题以及对预算执行情况进行考核监督。
  (三)财务部门牵头组织预算管理工作,具体负责预算汇总编报、综合平衡,落实预算执行监督、控制、分析等日常管理工作。
  (四)科技、人事、资产等其他管理部门负责业务范围内的预算编制,落实预算执行计划,协助做好预算管理相关工作。
  第八条  预算编制流程控制
  (一)预算管理委员会根据国家和中国科学院的有关要求,本着统筹兼顾、优化配置经济资源的原则,制定预算编制政策和标准,明确预算编制具体内容与要求。
  (二)预算执行部门根据预算编制要求,结合部门工作目标与计划,编制预算和执行计划,报主管领导审核后送交财务部门。
  (三)财务部门通过与执行部门进行沟通,复核上报预算,汇总编制单位财务预算草案,提交预算管理委员会审议。
  (四)预算管理委员会审议财务预算草案,提出预算调整意见。
  (五)财务部门与有关预算执行部门根据预算管理委员会的调整意见,修订、调整预算。
  (六)预算管理委员会对已修订调整的预算再次进行审核,确定年度预算方案。
  (七)单位内部预算报所务会审批后执行。部门预算经国家和中国科学院批准后执行。
  第九条  研究所所有收支必须全部纳入部门预算范围,统一核算和管理。单位历年结余资金应根据事业发展的需要纳入年度预算安排使用。
  第十条  财务部门每季度反馈预算执行情况,分析预算执行差异,研究、解决预算执行中存在的问题,提出改进措施。
  第十一条  收入预算执行控制
  (一)收入计划控制。相关部门应该制定收入计划,进行收入责任分解,对收入时间与进度进行安排。
  (二)收入合同控制。除财政稳定支持事业经费拨款收入外,其他科研课题收入、技术转让及服务性收入、经营收入等,金额较大的应该签订合同,确保各项收入应收尽收。
  (三)收费许可控制。单位对各项收入必须严格按照批准的收费范围和标准收费。
  (四)应收款管理与催收。财务部门按往来单位设置应收款备查账。财务部门至少每半年进行一次对账,下达催收款通知给业务课题组或部门。业务课题组或部门负责对往来单位进行信用管理,并负责款项催收。超过半年未到位的应收款,经办人员应书面说明原因,课题组或部门负责人签字确认;超过一年未到位的应收款认定为“坏账”并在备查账上登记,直到款项到账后才确认为收入。涉及提前开票业务的,研究所开具的票据应原渠道退回至财务部门。
  (五)收入审核与确认。资金到位后,财务部门应将实际收款与收入合同以及发票核对,发现不一致的要及时向经办人反馈,由责任人查明原因后定期整改,防止收入流失。
  收到的款项应及时入账,确认收入。
  (六)各项收入应当由财务部门统一收取,其他部门和个人未经批准不得办理收款业务,严禁设立账外账和“小金库”。
  第十二条  支出预算执行控制
  (一)严格执行研究所内部规定的报销职责进行审批。经办、证明、验收、审批等相关人员应对业务的真实性、合法性负责。
  (二)重大、重要经费支出应由单位领导班子集体决策,并由两个或两个以上人员共同经办。应加强会议费、劳务费、差旅费、外协经费、设备采购、材料采购、国际合作交流费和接待费等关键支出业务控制。
  (三)已经列入年度预算的大型会议及购置事项,在具体执行时应提供预算、会议通知、会议签到表等内容,由办公室归口管理,经办部门和人员按照职责权限履行审批手续。
  (四)劳务费发放应符合劳务费发放标准和劳务费预算。人事部门负责对劳务费支出进行专业审核,经办部门和人员对业务真实性、相关性负责。
  (五)加强对“三公”经费的控制,严格执行“三公”经费预算和开支标准。接待费执行事前审批制度,出国费执行事前审批和事前事后公示制度。
  第十三条  预算下达后不得随意调整。确需调整的,按照以下程序调整。
  (一)预算执行部门根据预算执行情况及其存在的问题,提出预算调整申请。
  (二)财务部门根据单位资金状况,提出对预算调整申请初步审核意见。
  (三)预算管理委员会根据预算调整事项的轻重缓急,结合单位经济实际状况,对预算调整申请和财务初审意见进行审核,提出预算调整方案。
  (四)预算调整方案经所务会批准后报上级主管部门审批,不用上报的直接执行。
  第十四条  研究所应建立健全预算管理的激励约束机制,完善预算考核监督办法。研究所要定期组织预算执行考评,并根据考核结果,落实奖惩措施。
第三章  合同控制
  第十五条  “合同”仅指研究所在开展科研工作和管理工作中与自然人、法人及其他组织为了设立、变更、终止民事权利义务关系而签订的经济合同。研究所对外经济活动,原则上均应签订经济合同。
  第十六条  合同管理责任
  (一)“合同” 实行分类归口管理。各部门负责其职责范围内的合同洽谈,完整性、要素、执行等审核以及合同的履行。合同的签署按照研究所相关规定执行。
  (二)各管理部门归口管理以下类型合同:
  1. 科研一处:民口科研项目类、院地合作类、成果奖励类;
  2.科研二处:特材科研项目类、质量管理类;
  3. 资产与产业处:固定资产类、基本建设类、知识产权类、对外投资类、园区管理与后勤服务类;
  4. 人事处:人事薪酬类、国际合作类、人才引进与培养类;
  5. 研究生处:研究生教育类;
  (三)财务处参与重要合同经济性条款的审核和执行监督。
  (四)资产与产业处负责按合同组织资产验收与交付。
  (五)档案管理部门负责合同的立卷归档工作。
  第十七条  合同授权管理。重要合同由法定代表人亲自签署,一般合同由分管所领导或经所长或分管所领导授权的部门负责人代为签署。
  合同授权应该明确授权对象、授权范围和期间。受托人对签署的合同负直接责任,对受托责任的履行情况向委托人报告,并接受监督。
  第十八条  签订政府采购合同按照国家规定执行,签订其它合同应遵循以下程序:
  (一)细化合同标的,明确数量、质量、技术标准。
  (二)询价与意向谈判。
  询价与谈判人员一般不少于两人;与合作单位存在利害关系的应向研究所声明,未经批准的必须回避;重大合同谈判应当成立谈判小组;谈判过程中的重要事项应当予以记录并归档。
  (三)草拟合同。国家或行业规范合同文本无法完全表达意见时,双方应通过补充合同加以约定。
  (四)合同审核。合同承办部门将合同送各责任部门审核;合同修改意见较多的,应提请有关部门进行会审。
  (五)合同审批。
  1. 所长、分管所领导或获授权的部门负责人在各自范围内审批,不得越权审批;
  2. 受托人参与谈判的,要提交委托人或其上级管理人员审批;
  3. 属于所务会决策范围的,应以所务会记录为审批依据。
  (六)合同签章。责任人按照合同签批权限签署合同,印章管理部门以签批意见为依据加盖研究所合同专用章或公章,并对签章情况进行登记。
  第十九条  合同、补充合同及其附件、与合同相关的公文信函、合同方身份资料、合同审批资料等,应该统一编号归档。
  第二十条  重要合同应由合同双方当事人当面签署;合同应加盖骑缝章。
  第二十一条  合同承办管理部门要加强对合同履行情况的监控,应根据合同编号建立合同台账,记录业务进展情况和收付款情况。
  第二十二条  合同变更或解除应经双方协商一致,不能达成一致意见时,应申请仲裁或法院裁决。合同变更与解除的审核程序与合同订立审核程序相同。
  第二十三条  合同执行过程中出现违约或纠纷时,合同承办部门应及时与合同归口管理部门协商处理办法,并向分管所领导报告。
  第二十四条  合同承办部门应在合同履行完毕后提出履行意见;必要时,“意见”应作为财务结算依据之一。
  第二十五条  合同归口管理部门应定期对部门合同管理情况进行检查,发现问题应及时向主管领导报告,并采取合法有效措施予以纠正;对违反规定的、对合同管理不善造成损失的,依法依规追究当事人责任。
第四章  工程项目控制
  第二十六条  工程项目管理责任
  研究所成立由基建分管领导、资产与产业处、财务部门、直接用户代表组成的项目管理小组,成立由纪委书记、纪检监察审计人员、至少3位职代会主席团成员(与上述人员不得重复)组成的项目监督小组。相关分工如下:
  (一)工程项目管理由研究所法定代表人负领导责任,分管领导负直接责任,项目管理小组负责日常协调。
  (二)资产与产业处为基建工程项目和维修改造项目归口管理部门,负责工程项目可行性研究、立项申报、工程项目组织和实施过程管理工作。负责年度投资计划、预算的编制与执行,组织工程项目验收与资产交付。按照固定资产管理规定,组织对基建项目交付资产进行验收、登记和使用管理。
  (三)财务部门负责资金筹措与资金使用控制,以及申请用款计划,负责工程项目成本核算与财务决算。
  (四)直接用户负责提出工程项目功能需求,协助工程项目设计,参与工程项目监督与验收。
  (五)项目监督小组负责对工程项目决策、执行、验收等全过程进行监督,监督项目结算审计与项目竣工财务审计。
  (六)资产与产业处负责按照固定资产管理规定,组织对基建交付资产进行验收、登记和使用管理等。
  (七)所办公室负责指导资产与产业处及时将工程项目的各类资料分类、立卷归档,并保管档案。
  第二十七条 工程项目立项程序控制
  (一)直接用户提出使用需求。
  (二)资产与产业处对直接用户的需求进行汇总审核和初步论证,提出工程项目建议方案。
  (三)项目管理小组对工程项目建议方案进行审核。
  (四)所务会对工程项目进行初步决策。
  (五)资产与产业处编制可行性研究报告,经相关部门批准后编制初步设计与概算。编制工作可委托中介机构进行。
  (六)项目管理小组对可行性研究报告、初步设计与概算进行审核,报所务会批准。
  (七)资产与产业处按照国家、地方有关规定向主管部门进行申报。项目申报中出现变更要按照研究所内部决策程序报告。
  第二十八条  工程项目投资计划与预算控制
  (一)资产与产业处按照批复的项目初步设计与概算以及项目进展情况,如实编制项目投资计划。经分管基建工作所领导同意后报上级主管部门。
  (二)资产与产业处与财务部门按照有关规定共同编制项目预算,细化预算支出,严格执行投资计划和预算,计划和预算无法执行时,应及时向分管领导汇报,并形成预算调整方案经分管领导审核后,应及时向批复部门申请调整。
  第二十九条  工程项目招标程序控制。设计、施工、监理、审计和重要设备等招标应执行以下招标程序。
  (一)资产与产业处牵头制定招标文件,明确标的内容、范围、技术标准、招标程序、招标方式、投标人实力与资质要求,按规定委托招标代理单位代理。
  (二)项目管理小组审核招标文件,如有需要可以聘请专家会同审核。
  (三)资产与产业处按规定发布招标公告。
  (四)项目管理小组按规定程序组织资格审查,公开招标工程项目由招标中心进行资格审查并确定入围单位。
  (五)工程项目监督小组参与委托造价咨询公司进行标底制作或者标价测算。
  (六)研究所委派资产与产业处和项目监督小组代表参与公开招标工程项目的评标监督。非公开招标工程项目由项目管理小组负责组织招投标工作,由项目监督小组负责监督。
  (七)项目管理小组要对资质筛选入围单位进行考察,与中标单位进行合同洽谈,报所务会批准后签订工程项目合同。
  第三十条  工程项目变更程序控制。工程项目变更管理实行分级控制,对工程质量和造价影响较小的一般性变更由主管所领导决策,重大变更报所务会决策。重大工程项目变更必须执行下列程序:
  (一)施工单位、直接用户和资产与产业处提出变更申请。
  (二)监理及设计单位分析变更对质量、工期、造价的影响,并提出处理建议。
  (三)项目管理小组和项目监督小组对变更事项进行研究,提出处理意见。
  (四)主管所领导和所务会根据决策权限进行决策,必要时应召开决策听证会,征求有关方面的意见。
  第三十一条  工程价款支付程序控制
  (一)施工单位根据工程实际完成情况以及合同规定提交工程进度款支付申请材料。
  (二)工程监理单位根据合同条款和工程现场实际完成情况,对工程项目进度款申请进行审核,提出支付限额意见。资产与产业处提出付款建议,报主管所领导审批。
  (三)主管所领导按照有关管理审批权限进行签批,重大事项应报所务会研究讨论。
  (四) 财务部门按照签订的合同审核原始凭证,并根据合同、项目进度款支付限额意见办理付款业务。
  第三十二条  工程项目后期管理控制
  (一)工程审计:竣工结算资料必须经过监理和资产与产业处审核,并由资产与产业处和财务处对工程账款清理后,项目监督小组委托造价咨询公司进行造价审计和财务决算审计。
  (二)竣工验收:在专业验收的基础上,资产与产业处组织有关专家和直接用户对工程项目进行验收,对验收过程中发现的问题督促施工单位进行整改。
  (三)资产交付:通过验收的工程项目,资产与产业处应及时办理资产交付手续。对照资产交付清单逐一核对验收,交付资产应在3个月内入账。
  (四)工程项目的档案归档:资产与产业处应对工程项目档案进行清理,在竣工验收后移交档案管理部门统一归档。
  (五)对已验收的建设项目,资产部门应在3个月内到地方有关部门办理房地产产权、户籍等手续,并同时在院房地产管理系统进行登记。
第五章  科研项目控制
  第三十三条  科研项目管理责任
  (一)所长和分管所领导对科研项目管理负领导责任。
  (二)所学术委员会负责对重要科研项目的立项、变更等事项进行审核。
  (三)科技管理部门(科研一处和科研二处)是科研项目归口管理部门,负责组织协调项目申请、立项、过程管理、结题验收及科技档案归档等全过程监督管理。
  (四)研究部门负责对部门的科研项目进行统筹协调,进行技术支持与业务把关。
  (五)项目组负责科研项目的策划、实施、验收等全过程的工作。
  (六)科研管理部门与财务管理部门共同制订研究所科研项目经费管理制度,协助课题组做好科研项目预算编制工作,财务管理部门负责课题决算工作,监督科研项目资金使用及预算执行。
  第三十四条 科研项目立项控制
  (一)科研人员提出项目申请。
  (二)科研管理部门对项目进行审核后,组织立项申报。
  (三)根据需要,科研、资产、财务等部门对申报项目分管的专项内容进行审核。重大项目报学术委员会审议。
  (四)研究所内部科研项目须经学术委员会审议、报所长办公会审批;对外项目申报经相关管理部门审核,由分管所领导审批。
  (五)科研管理部门根据《项目任务书》、“合同”等文件,下达《立项通知》。
  第三十五条 科研项目经费预算控制
  (一)科研项目负责人按照科研项目立项单位规定,编制与执行项目经费预算,并对预算的真实性、合理性和相关性负责。
  (二)科研管理部门、财务部门负责审核项目经费预算,督促预算执行。
  (三)科研项目经费支出应以批复的预算为依据,特别是对外协作、设备购置等费用,不得无预算和超预算开支。
  确需调整预算的,必须符合该项目科研经费管理办法规定的调整范围,由项目负责人根据科研活动实际需要提出预算调整方案,及时按规定办理预算调整审批手续,上报主管部门审核。
  (四)科研管理部门应加强对外协单位资质与能力的审查,存在利益关系的,项目负责人应向研究所申明并主动回避;外协业务须签订合同,科研管理部门对合同履行情况进行验收。
  第三十六条 科研项目子课题经费控制
  (一)拨付子课题经费应以经批准的项目任务书为依据,并明确细化子课题经费预算方案。
  (二)科技管理部门和财务管理部门应共同加强对子课题经费预算执行情况的监督检查。
  第三十七条  科研项目结题流程控制
  (一)科研管理部门按照项目执行时间,提前通知科研项目负责人进行项目结题准备。
  (二)科研项目无法按计划结题时,科研项目负责人应按规定向项目主管部门申请延期。
  (三)财务部门配合科研项目负责人编制项目财务决算,对拟结题的项目开展财务审计、验收工作,发现问题须按规定及时整改落实完成。
  (四)科研项目验收通过后,科研管理部门应按规定及时下达结题通知。财务管理部门根据结题通知及时办理财务结账手续。已结题项目,项目结余资金依照相关规定执行。
  第三十八条  科研项目因故终止时,科研管理部门和财务管理部门以项目主管部门通知或委托单位协议为依据,对项目进行清理和财务清算,并提出处理意见,经所长办公会批准后执行。
第六章  采购控制
  第三十九条 本章所称采购是指以合同方式有偿取得货物的行为,不含工程建设、服务采购管理。
  第四十条 采购管理责任
  (一)分管所领导对研究所采购工作负领导责任。
  (二)使用部门负责编制采购计划、预算,参与货物采购、验收、设备安装调试以及日常管理工作。
  (三)科研管理部门负责组织科研仪器设备采购计划、预算的审核。
  (四)资产管理部门负责审核汇总各部门的物资采购申请计划,编制本单位年度采购总预算,负责组织重要物资的统一采购、验收、出入库等日常管理。
  (五)财务部门协助资产部门和使用部门编制单位采购年度预算,负责采购事项的会计核算与财务监督。
  第四十一条 采购执行流程控制
  (一)请购。使用部门提出采购申请。
  (二)审核。采购货物申请报资产管理部门进行审核,对金额较大和技术性较强的采购业务,应由所招投标小组进行论证。
  (三)审批。主管所领导或者部门负责人根据授权批准的权限进行审批。
  (四)询价与概算。采购、使用等部门要对拟购物品进行比质比价,了解供应商的信誉、供货能力等情况,确定合同概算。
  (五)招标。达到规定限额标准的项目,应按规定进行招标。
  (六)签订合同。根据询价、招标结果,确定供应商并签署采购合同。
  (七)验收。资产管理部门组织验收时必须查验货物,与采购合同不符的不得签字验收,并及时通知采购部门进行处理。
  (八)付款与报销。采购部门负责办理借款和报销手续,财务部门对采购合同、发票、结算凭据、验收资料等相关原始凭证进行审核后付款。
  第四十二条 贵重金属或稀有金属材料应专库管理,精确计量,并建立定期对账制度,做到账实相符。易制毒化学品、危险化学品和剧毒化学品等特殊控制材料实行统一采购、课题组领用的管理制度。
第七章  固定资产控制
  第四十三条  固定资产管理责任
  (一)分管所领导对固定资产管理负领导责任。
  (二) 资产管理部门负责组织编制固定资产购置计划、预算、验收、入库领用、调拨处置、资产清理盘查等管理工作。
  (三)财务管理部门负责资产核算,并定期与资产管理部门对账,审核固定资产计划与预算。
  (四)使用部门负责按固定资产使用手册和操作规程进行使用和维护。 
  第四十四条  固定资产的验收入库、领用保管
  (一)验收入库。研究所取得的固定资产,须由资产管理部门、使用部门及相关技术部门,按照固定资产清单和有关合同进行验收。捐赠资产验收以捐赠协议为依据,划拨资产以主管部门通知为依据;验收不合格的按相关约定处理,待具备条件后再组织验收;验收合格的应及时办理入库手续。
  (二)领用保管。领用部门应明确资产使用和保管责任人,使用和保管责任人须在固定资产领用单和固定资产卡片上签字确认并妥善保管;贵重或具危险性的固定资产以及有保密等特殊要求的固定资产,应当指定专人保管、专人使用。
  第四十五条  固定资产维护与维修控制
   (一)固定资产责任人应按固定资产使用手册进行操作,并负责日常维护保养。需要维修的应向资产管理部门申报。
  (二)资产管理部门应对维修申请进行审核,提出维修、更新等处理意见,报主管所领导批准后实施。
  (三)重要设备应委托专业管理单位提供日常维修保养和技术支持。
  第四十六条  固定资产出租、出借应进行可行性论证,并提出申请,按有关规定报批、报备;出租、出借的资产实行专项管理,取得的收入应纳入预算,统一核算和管理;对外提供服务的大型仪器设备等资产,须制定专门管理办法,保障设备安全和有效使用。
  第四十七条  资产管理部门应每年对固定资产进行全面清查盘点,发现盘盈盘亏的应查明原因,按审批权限上报批准后,及时调整固定资产账目。
  第四十八条  固定资产处置。包括报损、报废、报失、转让、调拨和捐赠等,应执行以下程序:
  (一)处置申请。使用部门根据资产状态和使用需求提出处置申请,报资产管理部门审核。
  (二)原因鉴别。资产管理部门对申请进行核实,组织有关专家进行技术鉴定并出具鉴定意见;车辆等有特殊管理要求的资产,以相关专门机构意见为依据。
  (三)资产评估。资产转让、置换、投资等须按规定委托资产评估机构进行评估,资产评估结果按有关规定报批、报备。
  (四)审批。处置资产应按照审批权限报主管所领导或所长办公会审批,并按照规定报主管部门或国家有关部门报批或报备。
  (五)处置。资产处置应遵循公开、公正、公平的原则,应先行通过拍卖等市场竞价方式处置,确无交易价值的按废品处置,资产处置净值应及时上缴财务管理部门,由财务管理部门按国家规定办理。
  (六)责任追究。因个人原因造成资产损失的,追究个人的责任。
  第四十九条 闲置不用的资产应及时办理退库手续,退库资产应指定专人管理。责任人员、管理部门等发生变动时应首先办理变更登记手续,未经批准不得自行变更。
  第五十条  对需要办理产权登记手续的房屋等固定资产,资产管理部门应及时办理有关手续。
  第五十一条  实验基地的固定资产、施工工地直接购买使用的固定资产的验收和管理问题,应通过照片、视频、委托他人验收和定期清盘等方式,加强对资产真实性的监督。
第八章  对外投资控制
  第五十二条  对外投资管理责任体系:
  (一)所务会负责对外投资决策的审批。
  (二)资产与产业处为对外投资归口管理部门,负责组织对外投资可行性研究,投资协议洽谈和协议执行以及投资日常管理。
  (三)财务部门参与对外投资协议的审核,负责对外投资和投资收益的财务管理与核算。
  (四)资产与产业处负责按投资协议转移固定资产和成果专利等无形资产。
  第五十  对外投资的立项控制
  (一)资产与产业处负责组织有关人员或委托咨询机构对投资项目进行可行性研究, 并提出对外投资建议。
  (二)资产与产业处应组织人员进行投资可行性评估,评估报告须由所有评估人员签字认可。评估人员执行回避制度。
  (三)对外投资方案及拟投入科技成果的奖励方案,须提交所务会审核,并按规定报主管部门审批。
  (四)资产与产业处根据所务会决定,拟订投资意向协议,按权限签署,并向主管部门办理对外投资审批手续。
  (五)经批准后,资产与产业处应按照规定对拟投入的非现金资产进行价值评估,评估结果按照规定报批、报备。
  第五十四条  对外投资执行控制
  资产与产业处负责按照批准的投资方案组织实施,实施过程中需要变更方案时必须按照程序进行审批。
  (一)与相关单位签订正式投资协议,明确双方出资时间、金额、出资方式与违约责任,商定公司管理架构等重大问题。
  (二)参与起草和修改公司章程。
  (三)监督合作伙伴按照协议投入资产,被投资单位按照规定进行验资、注册或工商变更。
  (四)财务管理部门按照规定办理国有资产产权登记,并根据投资协议和验资结果入账核算。
  (五)实施过程中所形成的投资协议、公司章程、验资报告、工商注册等文书资料应归档保管。
  第五十五条 股权日常管理控制
  (一)研究所应根据公司章程和投资协议,向被投资单位派出人员,代表研究所参加董事会、监事会等管理和监督机构,履行决策管理权限。研究所应建立代表人工作报告制度、业绩考评与轮岗制度,以及重大事项决策前请示与授权制度,明确派出代表的表决权限。
  (二)资产与产业处应对投资项目进行跟踪管理,了解被投资单位的财务状况和经营成果,并根据被投资单位财务报告与审计报告,定期形成对外投资项目分析报告。
  (三)派出代表人应认真履行职责,积极主张投资权利,各种会议重要决议事项应及时向所长办公会报告;及时收取投资收益并纳入研究所财务核算。
  (四)研究所应定期与被投资单位核对投资,对相关权益证书应当指定专人保管,并定期检查。严禁未经授权的人员接触权益证书。
  第五十六条 对外投资处置控制
  (一)转让股份须向中科院提出申请,经批准后委托具有资质的评估机构进行资产评估,确定转让参考价格,并按照规定在产权交易市场进行交易。资产评估结果按照规定报主管部门备案。
  (二)被投资公司终止经营进行清算的,研究所应制定应对措施,参与清算工作。清算后收回的投资,研究所要指定专人负责跟踪处理。
  (三)核销对外投资,应取得被投资单位破产或者其它相关法律证明文件与文书,按照审批权限分别报所务会或中科院批准。
  (四)财务管理部门应根据对外投资处置批准文件、资产回收清单、工商注销证明等相关原始资料,及时进行会计处理。收回的资产应纳入研究所统一管理与核算。
第九章  货币资金和票据控制
  第五十七条 货币资金管理责任
  (一)财务部门负责人负责建立和健全货币资金管理制度,负责制度实施的综合协调与落实情况的检查监督。
  (二)财务审核人员负责对已经审批同意的收支原始凭证进行审核。
  (三)出纳人员负责按照财务审核意见收付货币资金。负责保管库存现金、有价证券等。出纳不得负责银行对账。
  (四)业务审批人员负责审批授权范围内的业务事项以及资金支付和报销申请。
  (五)业务经办人员负责办理货币资金申领和报销手续,保管和使用领取的现金和银行票据。
  第五十八条 货币资金收入流程控制
  (一)业务经办。业务经办人员负责收集合同或协议、收费清单等证明收款权利的资料。
  (二)业务复核。业务部门负责复核原始资料,开具收款通知,明确收款标准与内容。
  (三)财务审核。财务审核人员对上述相关资料进行审核,无误后可以开具票据,并注明“现金”或“银行”字样,确保各项收款应收尽收。
  (四)出纳收款。出纳根据审核会计的意见或开具的票据收取相关款项。
  (五)会计记账。会计人员对收取的货币资金应及时进行账务处理。
  第五十九条 货币资金支出流程控制
  (一)支付申请。经办人借款和报销必须以合理的事由和合法真实的原始凭据为依据,1万元以上的资金支付业务必须附合同、协议。
  (二)支付审批。审批人对支付请求的真实性、合法性和合理性进行审核并签署意见。
  (三)财务审核。财务审核人员对有关合同协议及原始单据的合规、合法性以及费用支出的合理性进行审核。
  (四)办理支付。出纳以已审凭证为依据支付现金或签发银行票据,并在已经付款的凭证上加盖个人印章和现金或银行付讫章。
  第六十条 现金管理
  (一)出纳负责办理研究所的现金收付业务,出纳以外人员未经财务部门授权不得办理现金收付业务。
  (二)财务收取的现金收入应及时缴存银行,不得坐支。收取现金时,出纳应在原始单据上加盖“现金收讫”印章。
  (三)要严格按照规定范围使用现金。支付现金时,出纳应在借款单或报销单上加盖个人印章和“现金付讫”章。
  超过规定范围的结算业务,除特殊情况外,应通过银行或使用公务卡进行结算,减少现金的使用。
  (四)出纳应及时登记现金日记账,保管的现金应做到日清日结。
  (五)财务部门每月定期或不定期对库存现金进行监盘,每次盘点应由具体人员进行签字或盖章确认。发现现金盘盈状况,出纳应书面说明原因,报财务负责人核实后及时处理;发现现金盘亏状况,由有关责任人员赔偿。
  (六) 研究所应该加强对出纳存、取款路途的安全保护工作。存取大额现金业务时,应由两名或两名以上人员共同办理。
  第六十一条 银行存款的管理
  (一)研究所开立、变更、撤销银行账户时,必须由财务部门提出申请,报所长批准后向中国科学院、财政部驻甘肃省财政监察专员办事处等部门办理申请、报批及备案手续。
  (二)应当严格遵守银行结算纪律和不相容岗位分离原则,银行预留印鉴必须分人管理。使用银行预留印鉴时,保管人员应严格审查相关资料。
  严格支票管理,不得签发空头支票,不得签发收款单位和金额未定的转账支票。签发支票应进行登记,支票领取人必须签字确认,支付零余额账户以外的支票头还应加盖收款单位的财务专用章;作废的支票应加盖“作废”印章,随记账凭证一起入账。
  (三)财务部门相关人员对货币资金收支业务应及时进行账务处理,并按月进行银行对账。银行存款对账单应由相关人员签字确认;出纳应按月及时编写银行存款余额调节表,编写人员和审核人员须签字确认。
  (四)研究所的授权支付业务可通过网上银行办理,出纳和网银审核人员应严格按照有关规定操作,各司其职,防范支付风险。
  第六十二条  票据管理
  (一)对于研究所开具的票据,应严格执行所内的有关制度。票据的购买、保管、领用、注销等工作实行职责分离。出纳不得保管未使用或已使用完毕的收据和发票。
  (二)签发、转让和收取的票据应符合相关票据管理规定,票据应及时入账进行会计核算。对收取的重要票据,应留有复印件并妥善保管。
  (三)为保证票据的真实、合法,有关部门应通过电话查询或网络查询等方式加以查验,不得开具和报销假发票。大额发票应附明细单。
  (四)作废的票据,应当注明“作废”字样并按规定予以保存。对超过法定保管期限可以销毁的票据,应及时报告主管部门,按照规定程序进行销毁。
  (五)发现票据遗失以及款项支付错误等各种差错时,应及时通知相关领导和部门,并采取补救措施以避免损失。形成损失的按照有关管理制度追究相应的责任。
  (六)财务、审计部门要对票据的申领、使用、缴销情况进行定期清查,加强对票据管理过程的监督。
第十章  财务报告控制
  第六十三条  财务报告是指研究所向有关部门报送的各种报表以及向单位内部公开的各种财务信息,包括财务预算报告、决算报告、课题经费财务报告、财务损失处理报告、所务公开的财务信息以及各种财务统计报告等。
  第六十四条  所长要加强对财务报告工作的组织领导。财务部门牵头组织财务报告的编写,人事、资产、科技等相关部门积极配合,共同做好财务信息资料的收集、整理及报告的起草等工作。其他部门要按照统一部署完成职能范围内的工作,协助做好相关报告准备工作。
  第六十五条  财务报告流程控制
  (一)报告准备。财务部门组织相关部门对财务收支、债权债务、实物资产等财务报告相关事项进行全面清查,发现差异的应提出清查差异处理意见,报分管领导批准,重大差异报所长或所务会批准。
  (二)报告编制。财务部门组织相关部门按照要求编制财务报表,并提出报表分析报告。
  (三)报告审核。财务部门负责人在财务报告报送前应对报告的真实性、准确性、完整性进行审核。
  (四)报告审计。报送前需要审计的,应委托会计师事务所按规定进行审计,并根据审计意见对报告进行调整。
  (五)报告审批。编制完毕的报告应先后报财务负责人和所长审批并签章,印章管理部门根据领导签批意见盖章。
  (六)报告报送。相关部门负责按照要求对外报送,并对报告披露的信息负责。
  (七)报告存档。财务报告由财务部门按《中国科学院文书档案建档规范》存档保管。
  第六十六条  财务报告应该口径一致、来源一致,不得随意调整。已经对外报送的财务报告,除根据主管部门审核意见进行修改外,原则上不得自行修改。如发现错误确需修改,必须由对外报告责任人详细说明修改理由,报所长审批后才能更改。
  第六十七条 财务报告应按要求对单位重要的科研管理情况、重要投资项目经营情况、重大的经济纠纷和诉讼事项以及存在的各种风险和问题进行必要的说明。发生贪污、挪用公款等刑事案件以及其它重大经济诉讼案件和重大财产损失的,必须按规定及时向所务会和主管部门报告。
第十一章  内部控制监督与评估
  第六十八条  内部控制监督与评估是指对研究所经济活动内部控制建设和执行情况进行的监督,以及对内部控制制度完整性、符合性和有效性的自我评估或委托社会中介机构进行的评估。
  第六十九条 内部控制领导小组领导与协调内部控制监督与评估工作。内部控制领导小组办公室负责内部控制日常监督工作和对内部控制体系建设组织评估。
  第七十条  内部控制监督检查人员有权参与、列席、组织与研究所经济活动相关的会议,查证相关合同协议、档案等,听取相关部门和人员的报告;监督人员应认真履行监督检查职责,不徇私情,秉公办事,保守工作秘密,未经许可不得外泄检查内容。
  第七十一条  完善内部控制评估办法,内控制度监督人员每年年初根据国家及中科院精神,结合研究所实际,确定年度经济业务的监督重点,对内部控制的建设和执行情况进行监督检查,并进行内部控制自我评估。经所务会同意,可委托社会评估机构对研究所的内部控制进行评估。
  评估重点包括:内部控制制度合规性、合法性、完整性,内控制度执行的符合性、有效性,机构、岗位设置及人员配备合理性等。
  第七十二条  内部控制监督与评估结果应及时反馈被评估部门;对发现的问题提出整改意见,限期整改;对评估中发现的重大决策失误、未履行审批程序和不按规定执行的部门与人员,由监察审计主管部门按规定追究责任;对非正常损失,要组织人员进一步查明原因,分清责任,报所务会按有关规定处理。
第十二章  附 则
  第七十三条  各部门应根据有关法律法规和本规范,结合实际情况,制定或完善内部控制制度。
  第七十四条  本规范由归口管理部门负责解释。
  第七十五条  本规范自下发之日开始执行。
 
 
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