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兰州化物所关于印发《兰州化物所内部报销管理规范》的通知
发布日期:2016/12/14  |  来源:财务处  |  阅读次数:908  |  [返回]
 
 
所属各实验室(中心)、各管理部门:
  为贯彻落实国家有关科研经费管理的精神和要求,加强研究所的内控制度建设,确保各项资金的安全有效使用,特制定《兰州化物所内部报销管理规范》,经2016年10月9日职工代表大会讨论、12月9日所务会议审议通过,现予发布。自2017年1月1日起执行。
 
 
                 中国科学院兰州化学物理研究所
                    2016年12月11日
 
 
兰州化物所内部报销管理规范
 
第一章  总  则
  第一条  为加强研究所的内控制度建设,严肃财经纪律,确保研究所各项资金的安全、有效使用,根据《事业单位财务规则》《科学事业单位财务制度》和《中国科学院所属单位经济活动内部控制规范(试行)》等有关规定,结合研究所实际情况,特制定本规范。
  第二条  研究所基建和工会业务通过手工方式报销。除基建项目、工会以外的借款、报销支出,一律通过ARP网上报销系统完成。
第二章  报销票据管理
  第三条  发票和收据(以下简称“票据”)是财务收支的法定凭证,是会计核算的原始依据,也是各种审计和检查的重要依据。所有报销票据应是原始票据,票据的内容要真实、完整。
  第四条  报销票据的名称应是单位全称或规范化简称“中科院兰州化物所”,税务局监制的发票名称、单价、数量、金额等内容须填写完整。除电话费、机票和火车票等票据以外,其他业务不得以个人名称开具票据。
  第五条  如原始票据丢失,可将复印的票据加盖印章作为原始凭证报销。为了防止重复报销,应由对方单位出具加盖财务专用章或发票专用章的相关证明,并由经办人出具经办人、验证人、部门(课题)负责人等三人以上人员共同签字认可的书面说明。
  第六条  对于税务局代开的发票,除税务局代开发票章外,还须加盖开票单位的发票专用章或财务专用章,如果代开发票的收款方是个人,还要提供收款方的个人身份证复印件。
  第七条  杜绝假发票报销。经办人对外取得的发票应自行上网查验,单位、金额等信息核对一致后才可报销。发票金额在5000元(含)以上的,应附网上查验结果作为报销凭据。
第三章  报销起点和结算方式
  第八条  财务受理单张借款单和报销单的最小金额为200元。
  第九条  个人的差旅费补贴、向个体户或个人采购的支出、向国外或个别地区采购的小额支出以及1000元以下(含)的零星支出,可以通过现金结算;1000元以上对公业务,应通过单位银行转账、汇款或公务卡等方式结算。根据国家公务卡有关规定要求,金额在200元以上、具备刷卡条件的支出应通过公务卡结算。
第四章  报销期限要求
  第十条  按照有关规定,明确并规范票据报销的期限。所有票据均应自开具之日起12个月内予以报销。
  第十一条  严格借款核销期限。固定资产借款应在资产到位、验收合格后一个月内销账;分期支付的非固定资产借款应在最后一笔款项支付之日起两个月内销账;其余借款应在付款之日起两个月内销账。无正当理由、逾期不销账的,将暂停相关课题组(或部门)新的借款业务,情节严重的将暂停相关课题组(或部门)的所有报销业务。
第五章  各项费用的报销管理
  第十二条  差旅费按照财务处牵头制定的差旅费管理办法有关规定执行。
  第十三条  会议费按照办公室牵头制定的会议费管理办法有关规定执行。报销会议费时,票据、会议通知、参会人员签到表、日程、会议预决算等凭证应齐全;报销会议注册费时,应提供票据、会议通知等凭据。
  第十四条  招待费按照办公室牵头制定的招待费相关办法执行。
  第十五条  电话费按照办公室牵头制定的有关规定管理,实行标准范围内实报实销。预存电话费等性质的费用不予报销。
  第十六条  劳务费按照所人事处牵头制定的劳务费管理办法执行。报销劳务费时,应提供《劳务费发放表》和《临时工作聘用人员审批表》;专家咨询费按照财务处牵头制定的专家咨询费相关管理办法执行,报销专家咨询费时,专家姓名、工作单位、职称、发放金额以及领款人签字等信息要完整。劳务费和专家咨询费按照国家税法的有关规定扣缴个人所得税。
劳务费和专家咨询费应通过银行卡发放,应提供完整准确的领款人发卡银行、个人储值卡信息。确有需要使用现金发放时,应单独提出书面申请,现金发放的劳务费、专家咨询费应由本人领签,他人不得代领代签,且发放签领表必须为原件。
  第十七条  出国费用按照人事处牵头制定的外事管理规定执行。出国人员报销相关费用时,除发票、行程单以及登机牌外,还须提供出国境任务批件、因公护照(通行证)复印件和《临时出国(境)人员开支决算表》等凭证。
  发生在国外的住宿费应在财政部规定的标准范围内据实报销;国外补助按照国别和区域,以定额包干的方式发放。外币折算人民币的汇率统一选用填制报销单当日中国人民银行公布的基准(即中间价)汇率。
  第十八条  交通费按照办公室牵头制定的交通费管理办法执行。
  第十九条  材料消耗品按照资产与产业处牵头制定的有关规定管理。报销材料消耗品支出时,应提供发票、购置清单、出入库等凭证。
  第二十条  单独报销所外人员住宿费时,应书面说明报销事由,并提供住宿人员单位、职称、联系方式等信息。
  第二十一条  汽车保险属政府采购范围,相关部门、人员在报销时,应按照政府采购有关规定,将《机动车辆保险投保单》正本、保费发票和《中央国家机关车辆保险电子验收单》作为原始凭证一同入账。
  第二十二条  固定资产报销执行资产与产业处牵头制定的有关规定。单价在500元(含)以上的家具,单价在1000元(含)以上的一般设备,单价在1500元(含)以上的专用设备,或者单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资,视为固定资产管理。
取得固定资产的实物和发票后,经办人员要及时到资产部门办理入库手续并于当月到财务部门报销;涉及政府采购的设备,应附采购合同、电子验收单等原始凭证;涉及公开招标的设备,应将中标通知书随发票、入库单、合同或协议一起作为报销凭证。报销进口设备时,应将结算单、银行兑换水单、代理协议、采购合同等附件随发票和入库单一同报销。
  报销大额设备或材料费时,还应提供填写完整的《仪器设备及大宗耗材采购申请表》复印件。
  第二十三条  加工的材料费,应有发票和验收手续;报销的设备加工费,达到固定资产标准的,视同固定资产管理,待设备完工后一起办理入库手续。
  第二十四条  科研外协费用按照科研处牵头制定的有关规定管理。报销外协经费时,应提供票据、项目任务书、委托协议和相关表格等凭据;内部转拨经费包含经费转拨单、项目任务书或委托协议。
  报销测试化验费时,除发票、合同或协议外,还应提供测试化验记录或测试化验报告等凭据。
  第二十五条  加强基本建设工程项目支出的管理。应将发票、工程合同、工程进度表、监理签批件等附件作为借款、报销凭据。
  第二十六条  各种罚款、赞助、违反中央八项规定精神以及与公务无关的费用不得报销。
第六章  报销合同管理
  第二十七条  单笔金额在1万元及以上的采购或服务等费用支出,报销时应将合同或协议连同票据一起作为原始凭证。合同或协议的各方、法人(或代理人)签章、联系方式、银行信息、日期等要素应齐全并填写完整。
  为保证业务的连续、一致,借款单和核销借款的报销单都应提供合同。在合同内容较多时,可只提供合同封面、金额、签章、执行进度等关键内容。
  第二十八条  研究所对外签订合同所需加盖的印章以相关职能部门的合同专用章或研究所公章为准。
  第二十九条  严格按照签订的合同付款。为减少大额合同一次性付款的风险,需控制付款的比例,实行分期付款。
第七章  审批权限
  第三十条  科研经费:
  金额在1万元(含)以下的借款、报销支出由课题负责人、归口职能部门负责人(参照所内管理部门经济活动职责的分工,下同)审批;
  金额在1万元以上20万元(含)以下的借款、报销支出,依次由课题负责人、归口职能部门负责人、主管副所长审批;
  金额在20万元以上的借款、报销支出,依次由课题负责人、归口管理部门负责人、主管副所长、所长审批。
  如遇到主管副所长或所长出差,可由其授权的其他所领导审批。
  第三十一条  所公用、管理部门经费:
  金额在1万元(含)以下的借款、报销支出由本部门负责人审批;
  金额在1万元以上10万元(含)以下的借款、报销支出依次由本部门负责人、主管副所长审批;
  金额在10万元以上50万元以下(含)的借款、报销支出依次由本部门负责人、主管副所长、所长逐级审批。
  金额在50万元以上、非经常性的公用支出提交所务会审批。
  第三十二条  落实审批责任
课题负责人或管理部门负责人对本单元业务的真实性、合法性负责。所领导、其他职能部门负责人对业务的相关性、合理性负责。
第八章  财务审核权限和内容
  第三十三条  财务处审核会计负责审核所有借款和报销业务;1万元以上的借款、报销业务,经审核会计初审后,报财务负责人复核。
  第三十四条  财务审核内容包括:是否有资金、预算,各项费用的原始凭证是否合法、合规,手续、附件是否齐全,金额是否准确,单据的粘贴是否规范,是否已在网上提交等。
第九章  附  则
  第三十五条  本规范未尽事宜,按照国家和中科院有关要求执行。
  第三十六条  本规范由所财务处负责解释。
  第三十七条  本规范自2017年1月1日起施行。《兰州化学物理研究所借款管理规定》(科兰化发财字〔2009〕1号)和《兰州化物所财务报销办法》(科兰化发财字〔2013〕4号)同时废止。
 
 
 
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